Capter et prioriser les besoins de façon ludique avec les focus groups Agile UX

La technique du focus group consiste à réunir un groupe d’utilisateurs pour collecter leurs besoins, évaluer leurs perceptions d’un produit ou animer une réflexion sur un thème particulier. Elle est très souvent employée en marketing pour comprendre les attitudes des gens à l’égard d’une offre. Elle peut autant être employée pour recenser un besoin existant que pour en créer de nouveaux. C’est ce second cas de figure que nous ciblons dans le cadre de cet article. Nous parlons de focus group « Agile UX » car nous sommes convaincus que coupler les principes d’Agilité et d’UX (expérience utilisateur) est très efficace et bénéfique pour la réalisation de cette technique. Pour plus d’informations concernant la complémentarité des 2 approches, vous pouvez consulter notre précédent article « UX et Agile : Duo gagnant pour livrer des produits efficaces« .

Prenez le train

Nous avons eu le grand plaisir de rédiger la 1ère version de cet article pour le magazine « Le train de 13h37 ». Merci pour leur confiance !

En mode Agile, nous utilisons principalement cette technique pour alimenter le backlog (liste des thèmes à développer) fourni aux équipes en charge de l’implémentation. Cela permet d’obtenir un ensemble de user stories (thèmes utilisateurs) classés par priorité.

Ainsi plutôt que de démarrer d’une feuille blanche et de nombreuses hypothèses non vérifiées, cette technique va vous permettre de mieux cerner les attentes réelles des utilisateurs avec une première roadmap des scénarios à développer. Evidemment cette roadmap n’est qu’une première vue des besoins utilisateurs et aura besoin d’être complétée. L’expert UX, en intervenant tout au long du projet, va la façonner et l’enrichir. Elle sera également améliorée par l’équipe technique en charge de la réalisation du produit, en ajoutant les contraintes liées à la technologie.

Les bases de la technique

Votre objectif va être de collecter des données très précises auprès des utilisateurs finaux. Pour cela, vous allez devoir guider vos participants à travers une réflexion qui leur permettra de comprendre le but de votre produit et créer une atmosphère propice à l’idéation (émergence d’idées créatives).

Pour une mise en immersion efficace, nous utilisons les techniques issues de l’animation de groupe par le jeu.

Comme dans toutes les techniques d’idéation, le focus group « Agile UX » s’organise en 3 grandes phases :

  1. une phase « Ice Breaker » ;
  2. une phase de développement ;
  3. une phase de synthèse.

1ère phase : « Ice Breaker »

L’objectif de l’Ice Breaker est de mettre les participants en condition et d’instaurer une atmosphère propice à la génération d’idées. Cette phase doit vous permettre d’établir un lien entre toutes les personnes présentes pour qu’elles forment un groupe soudé.

Le principe du Ice Breaker est en soit très simple : il consiste à introduire l’objet de l’atelier et à demander à chaque personne de se présenter au reste du groupe. Pour créer une relation entre les membres du groupe il faut qu’il y ait contact.

Généralement nous procédons de la sorte :

  • nous demandons à tous les participants de se mettre ensemble autour d’une table ;
  • nous leur proposons de se décrire brièvement par écrit en répondant à 3 points (« Qui suis-je ? », « Quelle est ma fonction ? », « Quelles sont mes attentes de la séance ? ») ;
  • ensuite nous invitons chaque participant à transmettre leur description à leur voisin de droite ;
  • chaque participant découvre en silence la fiche de son voisin et l’annote d’une question ;
  • enfin chaque participant reprend sa fiche, se présente au reste du groupe et répond à la question posée.

Cette procédure très simple permet littéralement de briser la glace et de créer un climat de confiance et d’échange propice à l’idéation.

2ème phase : « Le développement d’idées »

La phase de développement consiste à faire émerger des idées. Pour cela vous devrez diriger votre séance en plusieurs étapes qui guideront vos participants vers la construction d’idées structurées.

Présentez votre vision

Tout d’abord, vous devez exposer le sujet d’étude aux participants du focus group. Nous vous conseillons de le faire sous forme de vision.

vision

La vision est un moyen de présenter votre produit de manière précise et structurée afin que les participants disposent des éléments nécessaires pour commencer la réflexion (à qui s’adresse le produit, comment il s’appelle, quels sont ses objectifs, les bénéfices qu’il procure par rapport à des produits concurrents, etc.). La vision peut se présenter de différentes manières, par exemple sous la forme d’un poster, d’un slide etc. Veillez à ce que la vision soit consultable par les participants tout au long du focus group, c’est essentiel pour le bon déroulement de la séance.

Une fois la vision exposée, nous vous conseillons de procéder en 2 étapes : tout d’abord le World Café (brainstorming amélioré), puis la rédaction de user stories.

Organisez un Word café – Brainstorming itératif

Plus vous allez faire des sessions en groupe, plus vous allez vous rendre compte que certains participants vont s’imposer et monopoliser le temps de parole. C’est un biais fréquent. L’étape précédente du Ice Breaker va entre autres vous permettre d’observer les comportements et de déceler les personnalités de vos participants. Un des moyens pour mieux maîtriser l’influence de certaines personnes est d’organiser le brainstorming sous la forme d’un World Café. Cela consiste à réunir les participants en petits groupes (essayez de faire des groupes homogènes en termes de personnalités), chacun autour d’une table, et de nommer un secrétaire par groupe pour formaliser les réflexions.

Après un temps imparti, demandez à chaque groupe, sauf au secrétaire, de rejoindre une autre table et de continuer la réflexion avec le secrétaire de la table qu’il a rejoint. Chaque secrétaire fait un debrief des réflexions menées par sa table, et l’on permet aux gens d’enrichir les réflexions.

Une fois que les groupes ont rencontré tous les secrétaires de table, ces derniers établissent un premier bilan des réflexions réalisées. Ces présentations n’ont pas besoin d’être trop formalisées, elles servent à poser les 1ères briques pour une réflexion plus structurée (user stories).

Rédaction des user stories

A ce stade de la séance, chaque participant est fortement imprégné de la vision du produit établie par vos soins et des nombreuses idées échangées en groupe. Il est temps désormais que chaque participant s’approprie les idées les plus importantes selon lui et les documente sous la forme de user stories.

story

Chaque participant va décrire sous forme d’histoire (c’est pour cela que l’on parle de user stories) 5 idées qu’il juge importantes selon le formalisme suivant : « En tant que…, je souhaite que le produit permette de… car cela apporterait l’avantage de… ».

Une fois les users stories rédigées, chaque participant les présente au reste de l’assemblée et les affiche sur un tableau commun. Puis les user stories identiques ou similaires sont regroupées. A ce stade, vous devrez vous assurer que les users stories exprimées sont comprises par tous mais également par l’équipe qui sera en charge de leur réalisation. En tant qu’animateur du groupe, vous êtes responsable de la clarté des user stories.

A l’issue de cette phase, vous êtes en possession des prémisses d’un backlog initial avec des groupements de user stories. Vous pouvez alors passer à la phase de synthèse.

3ème phase : « La synthèse »

De très nombreuses idées ont été avancées, il est difficile d’y voir clair. L’objectif désormais est d’essayer de réduire le nombre d’éléments, de les fédérer et de les regrouper en thèmes communs.

Regroupement des user stories en thèmes

group

Pour réduire le nombre d’éléments, vous allez demander aux participants de regrouper les user stories en thèmes. A ce stade, vous pouvez aisément employer la technique du card sorting. Même si vous ne respectez pas tous les pré requis, vous pouvez largement vous en inspirer. Pour entretenir la dynamique du groupe, il est préférable que les participants réalisent ce regroupement ensemble.

Ici, c’est l’animateur qui impacte les regroupements au tableau. Il s’assure que tous les participants interprètent correctement les user stories et les regroupements de thèmes réalisés.

Ca y est, vous disposez désormais de la liste des thèmes qui constituent votre roadmap. Il ne vous reste plus qu’à solliciter vos utilisateurs pour déterminer une priorité de réalisation.

Classer des thèmes en fonction de leur priorité

Pour définir un degré de priorité, vous pouvez utiliser la technique du MOSCOW planning.

MoSCoW

Pour réaliser cette technique, vous pouvez utiliser un tableau en 4 colonnes sur lequel les participants placent les thèmes : la première colonne représente le Must have (M), la deuxième colonne le Should have (So), la troisième le Could have (Co) et la dernière le Won’t have (W).

Chaque participant place les thèmes identifiés sur les colonnes de son choix, tour à tour, sur le même tableau. Chaque participant suivant se base sur le classement du participant précédent. Bien évidemment, il y a un effet d’ordre qui risque de biaiser les résultats, c’est pourquoi, à chaque passage, le changement proposé par un participant doit être argumenté et nécessite l’approbation du groupe entier. C’est l’exercice le plus complexe.

Ainsi, lorsque le dernier participant passe au tableau, on disposera d’une priorisation qui aura vécue plusieurs cycles de changements issus d’une réflexion collective. Attention ! Si vous décidez de faire terminer ce classement par une forte tête vous risquez d’obtenir une roadmap qui n’a pas l’accord du groupe. Le rôle de l’animateur est très important à ce niveau.

A la fin du MOSCOW planning vous obtiendrez probablement beaucoup d’éléments dans la colonne Must have (M) et peu voire aucun dans la colonne Won’t have (W) (à vrai dire c’est normal car les user stories sont créées par vos participants, ils vont les défendre becs et ongles). Vous devez donc aller encore plus en profondeur pour définir la séquence de réalisation des thèmes pour l’équipe de la réalisation : c’est là qu’intervient la technique du vote par point.

Distribution des points

Permettez aux participants de distribuer autant de points qu’il y a de thèmes. Tous les participants se rendent en même temps au tableau et répartissent leurs points comme bon leur semble sur l’ensemble des thèmes affichés. Ils peuvent répartir ces points équitablement ou décider de tous les placer sur un seul thème.

Cette étape est intéressante car elle permet de rééquilibrer les premiers classements faits par les participants dans les 4 colonnes.

Une fois les points administrés, vous pouvez appliquer une pondération (en associant un facteur par colonne).

dot-voting

Faites le compte de points en appliquant le facteur défini pour chaque colonne et ordonnez vos thèmes du plus grand score au plus petit. Votre roadmap utilisateur est définie !

Conclusion

Ca y est, vous disposez d’une roadmap priorisée des thèmes à développer par l’équipe de réalisation.

Bien évidemment, nous sommes tout à fait conscients que le déroulement d’une telle séance est sujette à de nombreux biais (d’ailleurs, nous vous conseillons la lecture de 2 articles pour approfondir les réflexions, le 1er : « Séance utilisateur : individuelle ou en groupe ? » et le 2ième : « Réussissez vos évaluations utilisateurs !« ). Nous sommes également tout à fait convaincus que réaliser un seul focus group de ce type n’est pas suffisant pour dresser une liste exhaustive et fidèle des besoins utilisateurs, et qu’il faut compléter cette démarche avec d’autres études utilisateurs tout au long du projet (par exemple une enquête de satisfaction, des tests utilisateurs, une analyse de l’usage etc.).

En guise de clôture de la séance, nous aimons rappeler aux participants le travail réalisé durant le focus group et insister sur l’objectif atteint. Vous pouvez également revenir sur les différentes phases du focus group et expliquer pourquoi vous avez procédé de la sorte. Ainsi, les participants partent sur une image positive et la sensation justifiée d’avoir travailler sur quelque chose de concret qui donne du sens.

Nous vous conseillons à ce stade d’expliquer la suite du projet, et d’insister sur le fait que l’équipe de réalisation va s’approprier les résultats au risque de faire évoluer la roadmap en fonction de certaines contraintes techniques. Rassurez-les et rappelez que votre rôle est de garantir la prise en compte des besoins utilisateurs et que vous ferez le nécessaire pour défendre leurs intérêts.

Vous pouvez également sonder parmi les utilisateurs qui serait intéressé pour participer de nouveau à une future session utilisateur, par exemple une séance de test utilisateur lors des premières phases de développement.